デキる社会人は皆やっている！？即レスメール術！

こんにちは。Tackです。

今日はビジネスでのメール対応のお話です。

 ビジネスにおけるメールというのは、相手の印象を左右したり、受注するかしないかを左右したりする非常に重要なコト。

内容もさることながら、スピードもとても重要になってきます。

「デキる人はメールの返信が早い」とよく言いますよね。

これは事実です。

僕もメールは極力即レスを心がけています。相手先との関係性構築は良好で、営業成績トップという結果も出しています。

今日はこれから社会人になられる学生さんや、新米社会人の方に向けて、メールに即レスをするとなぜデキると言われるのか。自身の経験からそのメカニズムと具体的なメール術をご紹介していきます。

そもそもレスポンスが遅いと...

メールを開封して、内容を読んで、あとで返信しようとしてそのまま閉じる...
忙しい時ほどそうなりがちですが、これが積もりに積もっていくと「あぁ、メール返さないと...」という意識が思考を圧迫して目の前の仕事に集中しきれなくなってきます。パフォーマンスが落ちるというわけですね。

メールをキャッチボールに例えると、あなたにボールが在る状態です。それが積もりに積もると、ボールが溢れてしまいますよね。

逆に目の前の仕事にがっつり集中してしまうと、メールの存在を忘れてしまって、相手先から催促のメールが来るなんてことも...相手からの信頼を損ねる結果に繋がります。

マイペース過ぎる方に多い傾向です。

即レスしたいけど、なんて返事したらいいの？

レスが遅いことによるデメリットは分かりましたが、どう即レスしたらいいのか分からない、という場合もあるはず。

メールを返信するという作業を分解すると、メールの返答を考える＋メールを書く＋送信ボタンを押す、ということになります。（至極当たり前ですが...）

この一連の流れで、一番時間がかかるのは「メールの返答を考える」という作業になります。他の2つは思考することのない単純な作業だからです。

これをゼロにできれば、即書いて、即送信、が可能になるわけです。

文体とよりも、意思を伝えることに集中

即レスするときは、文書のクオリティは悩まず、最小のテキスト量で対応します。
あくまでもスピードを優先して、文体であったり、長々とした挨拶は一切除外して、意思を伝えることに集中しましょう。

例えばこんな感じです↓

○○さま

お世話になっております。

表題の件、承知いたしました。

よろしくお願い致します。

これでOKです。

何度も使っていると、相手のメールを見た瞬間にこの切り返しが自然と出るようになります。慣れてくると、エレベーターに乗っているちょっとした瞬間であったり、電車移動中であったり、会議が始まる前のちょっとした待ちの時間にメールを確認し、即レスします。30秒もかからないので、隙間時間で効率的に対応を終わらせます。

返信が早いだけで、まず「見てくれている」という安心感を相手に与えることができます。心理的距離が近いと感じる為です。

そのうえで、内容が少々味気なかったり雑だとしても、即レスのスピード感が与える好印象の方が上回るので、差し引きプラスというわけです。

相手のメールを見たら、機械的に処理を振り分ける

とはいえ、「承知いたしました」では済まない、がっつり系のメールもありますよね。
ですので、メールを開封して読んだ時点で、

①すぐ判断できる簡易的なメール
②しっかり考えたり確認したりする必要があるメール

という2つの属性に振り分けます。
前者であれば、即処理。
後者の場合は、一次回答をしてToDoリストに入れます。

この一次回答とは、「見ましたよ」という意向を相手に伝えることによって、安心してもらう為のものです。

例えばこんな感じです↓

○○さま

お世話になっております。

ご連絡ありがとうございます。

確認し、追ってご連絡いたします。

よろしくお願い致します。

これによって、相手からするとあなたは「確認中」というステータスにあることが明らかになります。逆にこれがなくて返答が遅れていくと、メールを見ていないのか確認中なのかが分からず、もやもやしてしまいます。

もう1つのメリットとして、この一次回答を出すことで時間が稼げます。「明日中にご返答いたします」など、返答するタイミングを明示したり、「追ってご連絡いたします」などあえてぼやかしたりと、その主導権は暗黙の内でこちらにあるからです。

この一次回答をした後は、「確認」であったり「返答を考える」といった作業としてToDoリストに入れましょう。

相手を不安にさせない＝信頼アップ

相手から信頼され、デキる人！とお思われるためには、とにかく相手を不安にさせないことです。

相手の立場にたって、返答しないまま数日が過ぎたら不安だろうなぁ、とイメージできることが重要であり、コミュニケーションの本質でもあります。

当たり前のことですが、この当たり前を漏れなく丁寧にこなしていくことが、デキるビジネスマンへの第一歩です！